GED : la bonne information pour la bonne décision
La conséquence est la nécessité de mener efficacement une gestion des contenus et, son corollaire, une indexation performante. La gestion électronique des documents (GED ou gestion électronique de l'information ou de documents existants - GEIDE) recouvre l'ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l'intérieur de l'entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines (P Fenie).
Les usages de la GED sont multiples et se diversifient. A un objectif d'archivage d'entreprise, consacré par le scannage des documents papiers et leurs stockages sous formes de microfilms, il y a quelques années, puis d'images numériques, plus récemment, succèdent des usages individuels, visant la coordination et la coopération au sein de divers ensembles de l'entreprise et de ses partenaires.
Ainsi, on peut la considérer comme un facteur de mutualisation des connaissances des salariés de l'entreprise et de construction d'une organisation apprenante. En constituant une base de connaissances numérisées, l'entreprise suscite une intelligence collective et permet l'accès à ses connaissances par chacun de ses salariés. Ces connaissances peuvent être des règles, normes et procédures en œuvre dans l'entreprise, des supports de formation et d'apprentissage ou encore des documents élaborés par un service, un établissement ou une agence, et mis à disposition du collectif. La problématique de la numérisation des documents se transforme alors en une problématique de référencement et de codification des connaissances. Des approches telles que les arbres de connaissances constituent une méthode possible pour indexer les contenus.
Cette perspective de la GED n'est pas exclusive d'autres approches. La GED peut ainsi supporter également les processus d'affaires de l'entreprise avec ses parties prenantes. Qu'il s'agisse de la banque, d'un cabinet comptable ou encore de l'entreprise elle-même, la dématérialisation des échanges d'information entre les partenaires et la GED, lors de leurs transactions commerciales, favorisent la traçabilité de l'information dans le processus collaboratif et la constitution de sa preuve eu égard à l'état et à ses administrations. Elle facilite la synchronisation des flux d'information avec les flux physiques et concourt à la coordination et à la satisfaction de l'entreprise et de ses tiers.
Ce dossier nous présente trois solutions de GED, chacune intervenant sur une thématique particulière, complémentaire des autres. L'ensemble dessine une solution intégrée de GED.
Patrick Leconte
Directeur adjoint à l’IAE de Brest
Tél : 02 98 01 83 60
