Ce logiciel, explique Arnaud Cacquevel, nous permet de mettre sur le papier l’ensemble des éléments à penser pour l’organisation d’un projet”. Car ce logiciel facilite la création d’une arborescence. Le projet se construit donc au fur et à mesure. Des cases peuvent être ajoutées en fonction des missions ou des besoins du dossier à traiter. “Les informations commu-niquées sont très visuelles, précédemment nous utilisions un power point en réunion, maintenant Mind Manager nous permet d’ajouter en temps réel les éléments dont nous avons besoin”, dit encore Arnaud Cacquevel. Surtout, la communauté des personnes associées au projet peut intervenir sur le web et accéder au  dossier en cours de réalisation. “Le travail est donc tout à fait collaboratif”, poursuit le Chargé de communication. Il utilise l’outil notamment dans le cadre de la préparation d’un nouveau site Internet dédié à la promotion de la Bretagne à l’international. “Toutes les tâches à effectuer, le calendrier, les personnes concernées, sont répertoriés par l’outil informatique. Je sais exactement où j’en suis du programme à respecter”.

“C’est un réel gain de temps pour l’ensemble des équipes qui se sentent mieux associées”, dit encore le Chargé de communication de l’Agence Economique de Bretagne créée par le Conseil Régional. “Mais, des formations pourraient être organisées pour que l’ensemble des collaborateurs puissent se servir de cet outil”. Car le personnel n’est pas nécessairement au fait des possibilités de l’informatique et du logiciel Mind Manager. Ils sont désormais plus d’un million de professionnels dans le monde à utiliser Mind Manager.

A l’Agence Economique de Bretagne, Arnaud Cacquevel souhaiterait généraliser l’utilisation de ce type d’outils pour le partage des documents et des informations.

L’exemple de l’Agence Economique de Bretagne illustre les évolutions à venir dans les entreprises en matière de partage des informations. La multitude des sources, les réunions, les contacts informels, sont autant d’éléments qui peuvent être mieux exploités par un système de gestion structuré et informatisé. Evidemment, il faut aussi prévoir des strates d’informations. Tous les collaborateurs peuvent ne pas avoir un accès direct à l’ensemble des données de l’entreprise pour ne pas les surcharger mais surtout pour éviter la circulation de données confidentielles ou considérées comme étant tout à fait stratégiques. Là encore, les logiciels sont susceptibles de filtrer et de sécuriser les données pour éviter que tout le monde ne puisse accéder à toutes les informations de la société ou du service administratif.

Dans tous les cas, les évolutions sont inéluctables dans ce secteur et vont offrir des opportunités de développement aux entreprises d’informatique qui sauront s’y impliquer.

Agence Economique de Bretagne

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